Cette étape, pourtant cruciale, est parfois négligée ou du moins ne bénéficie pas de l’attention qui serait à la hauteur de son importance.
Nous revenons dans cet article sur ce concept, son apport et quelques conseils pour l’intégrer efficacement dans son processus de contract management.
Qu’est-ce que le « Contract Awareness » ?
Le contract awareness est une démarche de sensibilisation aux éléments clés du contrat. Il s’agit de la compréhension claire des obligations contractuelles des parties et des aspects spécifiques de la collaboration à respecter. Cette connaissance du contrat n’est pas réservée aux équipes juridiques et aux contract managers et est surtout destinée à l’ensemble des personnes impliquées dans la gestion et l’exécution du contrat.
Il a pour objectif que chaque partie prenante comprenne clairement ce qu’implique le contrat, les attentes de chaque partie, ainsi que les implications en cas de non-respect des conditions qui y sont fixées. Cela inclut la connaissance des clauses spécifiques telles que les obligations des parties, les clauses de pénalité, les modalités de paiement, les modalités de livraison, les délais, les conditions de résiliation, etc.
Une exécution totalement déconnectée du contrat peut se traduire in fine en coûts supplémentaires importants pour l’entreprise, en une inefficacité dans l’exécution par rapport à ce qui est attendu et des difficultés dans la préparation et la mise en œuvre de claims.
Qu’est-ce qui fait du contract awareness une étape cruciale du contract management ?
Il s’agit, si l’on peut le qualifier ainsi, d’un outil crucial pour favoriser, en premier lieu, l’adhésion aux obligations contractuelles. Ensuite, il a un rôle de bouclier afin de minimiser les risques et litiges. En effet, sans une bonne compréhension des enjeux, les parties s’exposent, comme nous l’avons indiqué précédemment, à des déviations du contrats, des retards, des pertes financières ou encore à des tensions sérieuses avec son co-contractant.
A contrario, une bonne lecture et compréhension des obligations souscrites au contrat ainsi que des risques renforcera la capacité à maximiser la valeur d’un contrat en exploitant toutes les opportunités qu’il offre. Son approche va également contribuer à une prise de décision éclairée de chaque intervenant.
Nous le savons tous très bien. Un contrat parfaitement exécuter renforce également la réputation et la crédibilité de l’organisation. Négliger cette étape du processus de contract management est une occasion manquée vers la recherche de performance et de limitation des risques souhaitée.
Quelles bonnes pratiques ?
La mise en œuvre du « Contract Awareness » peut sembler complexe, surtout dans un environnement où les contrats sont souvent perçus comme fastidieux et difficiles à comprendre. Cependant, avec une approche structurée et collaborative, il est possible de rendre ce processus plus accessible et engageant pour toutes les parties prenantes. Voici comment procéder :
1. Vulgariser le contrat
La première étape consiste à vulgariser le contrat. Les termes juridiques et techniques peuvent paraître lourds et indigestes. Il est donc essentiel de rendre le contrat compréhensible pour tous. Cela peut passer par la création de résumés clairs et concis qui mettent en évidence les points clés, en évitant le jargon juridique complexe. L’objectif est que chaque membre de l’équipe puisse saisir l’essentiel du contrat sans se perdre dans les détails.
Il est également important s’insister que sur la qualité de la présentation qui doit claire et engageante. . Une présentation bien structurée qui va à l’essentiel, tout en étant attrayante, peut considérablement améliorer l’engagement des équipes.
2. Identifier les aspects clés pour chaque parties prenantes
Tous les éléments du contrat ne sont pas pertinents pour chaque membre de l’équipe. Il est crucial d’identifier les aspects clés qui concernent spécifiquement chaque partie prenante. Par exemple, l’équipe technique pourrait être plus concernée par les spécifications du produit, tandis que l’équipe supply se concentrerait sur les conditions de livraison et les délais. En ciblant ces aspects clés, on peut assurer une meilleure attention et compréhension.
3. Connaissance globale et focus spécifique
Une fois les aspects clés identifiés, il est important de s’assurer que chaque partie prenante prenne d’abord connaissance du contrat dans son ensemble pour comprendre le contexte général. Ensuite, un focus particulier doit être mis sur les sections du contrat qui concernent directement leurs responsabilités. Cela permet à chacun de comprendre comment son travail s’insère dans le cadre global du contrat, tout en sachant exactement ce qui est attendu d’eux.
4. Travail collaboratif
Encourager un travail collaboratif autour du contrat est essentiel. Les équipes doivent travailler ensemble pour discuter des implications des différentes clauses et pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Organiser des ateliers ou des réunions collaboratives peut permettre aux parties prenantes de poser des questions, de partager des préoccupations, et de clarifier les points qui pourraient être ambiguës. Ce travail collectif renforce la cohésion du projet et son optimisation en phase d’exécution.
5. Formation et sensibilisation à la culture du contrat
Enfin, il s’agit-là d’un travail qui s’inscrit dans le temps pour le contract manager. La formation et la sensibilisation à la culture du contrat aide à intégrer le contrat au coeur du projet et à développer les réflexes associés. Chacun comprend ainsi que les contrats utilisés de manière opérationnelle ne sont pas simplement des formalités, des documents administratifs mais des éléments essentiels à la réussite des projets de l’entreprise.
Conclusion
Le contract awareness est un élément essentiel du processus de contract management. En s’assurant que chaque membre de l’équipe comprend les termes contractuels et les implications des obligations associées, une entreprise peut éviter de nombreux pièges et entretenir ses relations commerciales. Dans un monde de plus en plus complexe et interconnecté, la conscience contractuelle n’est pas seulement un avantage, mais une nécessité.
Cependant, mettre en œuvre un processus de contract awareness de manière efficace requiert de rendre le contrat accessible et compréhensible pour tous, de cibler les informations pertinentes pour chaque partie prenante, de promouvoir un travail collaboratif, et de créer de l’engagement.